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Rencontre annuelle du SIAF : « Collecter les archives numériques »

Le 11 octobre 2017, le SIAF organisait la journée annuelle des correspondants archives des opérateurs et grands corps de l'Etat au Musée du quai Branly – Jacques Chirac sur le thème  « Collecter les archives numériques ». Cet évènement a remporté un vif succès puisqu'il a rassemblé 270 personnes relevant de l'ensemble des départements interministériels. Isabelle Bréant, responsable du Pôle ARDECo, et Sandra Holgado, experte archives, représentaient EDF au titre de la convention de dérogation à l'obligation de verser les archives historiques aux Archives nationales.

Le SIAF

Le SIAF (Service interministériel des Archives de France) est chargé de proposer au ministre de la Culture les choix stratégiques à opérer en matière d'archives et de les mettre en œuvre. Il exerce en outre un contrôle sur les Archives nationales, sur les services d'archives des collectivités territoriales et sur ceux des organismes autorisés, à titre dérogatoire, à gérer eux-mêmes leurs archives définitives. C'est le cas d'EDF.

Le statut des archives d'EDF

Initialement EPIC (Etablissement Public à caractère Industriel et Commercial) EDF produisait des archives publiques dont la gestion lui était déléguée par le ministère de la Culture. Devenu SA (Société Anonyme) en 2004, EDF est devenu une entreprise de droit privé (avec l'Etat comme principal actionnaire) exerçant certaines missions de service public. Depuis 2016, une convention signée avec le SIAF autorise  EDF à déroger à l'obligation de verser ses archives définitives aux Archives nationales. C'est ainsi qu'EDF Archives assure la gestion et la conservation des archives intermédiaires et historiques de l'entreprise.

Le programme de la journée

Cette année, le SIAF, le musée du Quai Branly – Jacques Chirac, le Ministère de la Transition Ecologique et Sanitaire, le Ministère de la Cohésion des Territoires, l'Agence Nationale de l'Habitat, l'Institut français des sciences et technologies des transports, de l'aménagement et des réseaux, le Conseil Supérieur de l'Audiovisuel et EDF ont présenté leurs actions dans le domaine de la collecte des archives numériques.

La journée a débuté avec un point d'information en trois volets :

  • les actualités juridiques, notamment la réutilisation des données à caractère personnel,
  • les actualités de l'archivage numérique insistant sur la place centrale du SAE (Système d'Archivage Electronique) au cœur de la gouvernance des données grâce à un cadre réglementaire et normatif de plus en plus incitatif,
  • le rapport Nougaret "Une stratégie nationale pour la collecte et l'accès aux archives publiques à l'ère numérique".

L'après-midi était consacrée à des retours d'expérience : l'analyse de 10 ans de production numérique (musée du Quai Branly – Jacques Chirac), la construction d'une mutualisation dans le cadre d'un projet d'archivage numérique (MTES/MCT, Agence Nationale de l'habitat, Institut français des sciences et technologies des transports, de l'aménegement et des réseaux), la dématérialisation des courriers (Conseil Supérieur de l'Audiovisuel) et enfin eSe@rch, le SAE intégré d'EDF.

eSe@rch, le SAE intégré d'EDF

Isabelle Bréant et Sandra Holgado sont revenues sur le rôle central joué par EDF Archives, entité de la DSP et prestataire de service interne au service de la doctrine archivistique. Porteur de la politique Archivage Groupe signée en 2014, EDF Archives est chargé à ce titre, notamment, de mettre en place une solution centralisée corporate et intégrée de gestion des archives physiques et des archives électroniques.

Ainsi est né le système d'archivage électronique (SAE) eSe@rch, dont le développement a débuté en mars 2017. La mise en production devrait intervenir dans les semaines à venir et la certification « NF 461 - Système d'archivage électronique » en 2018. L'offre eSe@rch concerne les données à valeur de preuve et/ou à valeur patrimoniale en garantissant, par des procédures et des exigences techniques, leur authenticité, leur fiabilité, leur intégrité, leur traçabilité, leur sécurité, leur exploitabilité. eSe@rch va donc permettre une optimisation de la gestion des archives, tous services confondus, en offrant une capitalisation des informations devant être archivées légalement, une sécurisation des documents, une facilité de recherche.

Les experts d'EDF Archives, véritables pilotes du projet, proposent en outre une offre de services autour d'eSe@rch : intervention en amont pour qualifier le besoin d'archivage des différents métiers, pilotage du déploiement du SI et enfin accompagnement des utilisateurs en phase pérenne (formation).